Primeros pasos
Configurar y llevar los libros de una OÜ paso a paso
Llevar la contabilidad consiste en anotar cada movimiento de dinero de tu empresa de una forma que cuadre. En una OÜ estonia es también la prueba de que has pagado el impuesto correcto en el momento adecuado. Esta guía es para una persona fundadora que llevará los libros sola, al menos al principio. Recorre la configuración, la rutina mensual que mantiene los libros al día y las fechas que no debes perder.
¿Es la primera vez? Empieza por las lecciones breves, La partida doble en cinco minutos, El plan de cuentas y Qué es un saldo inicial.
Qué abarca la contabilidad de una OÜ
Una OÜ es una sociedad de responsabilidad limitada. Es una persona jurídica distinta, así que su dinero no es tuyo, aunque seas dueño de todo. Cada euro que entra o sale de la cuenta bancaria de la empresa, y cada venta y compra que todavía no se ha pagado, debe registrarse en los libros de la empresa. Los libros muestran lo que la empresa posee, lo que debe, lo que ha ganado y lo que ha gastado.
Hay cuatro cosas que deben estar en orden en todo momento:
- las ventas que hiciste y las facturas que emitiste, con el IVA si estás dado de alta en el IVA
- las compras que recibiste, con los documentos del proveedor que las justifican
- los movimientos bancarios, conciliados con los documentos que los respaldan
- los salarios, honorarios de consejo y dividendos que pagaste, que alimentan la declaración TSD
Si una de estas cosas se retrasa, las demás son más difíciles de fiarse. Un saldo bancario que no coincide con los libros es la primera señal de un problema.
La partida doble en cinco minutos
Las empresas estonias llevan sus libros por partida doble. Cada operación se registra como al menos un debe y un haber por el mismo total, de modo que los dos lados siempre cuadran. Por eso el balance puede cuadrar.
Aquí hay un ejemplo con cifras redondas. Tu OÜ vende un servicio por €1,000 más €240 de IVA, y el cliente paga el total en tu cuenta bancaria el mismo mes. La cuenta bancaria sube €1,240. Los ingresos suben €1,000 y el IVA repercutido que debes al Estado sube €240. El asiento carga €1,240 en la cuenta bancaria y abona €1,000 en ingresos y €240 en IVA repercutido. El debe y el haber suman ambos €1,240.
| Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|---|
| 1020 Cuenta bancaria | 1,240.00 | |
| 3000 Ingresos por ventas | 1,000.00 | |
| 2410 IVA a pagar | 240.00 | |
| Total | 1,240.00 | 1,240.00 |
El mismo asiento, en cuentas en T. Cada cuenta tiene sus cargos a la izquierda y sus abonos a la derecha, y el saldo se calcula debajo.
| Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|
| 1,240.00El cliente paga la factura | |
| Saldo 1,240.00 Dr | |
| Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|
| 1,000.00Servicio vendido | |
| Saldo 1,000.00 Cr | |
| Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|
| 240.00IVA repercutido de la venta | |
| Saldo 240.00 Cr | |
Cada registro de este tipo es un asiento contable. El libro mayor reúne los asientos de una cuenta por orden de fecha, y el balance de comprobación recoge el saldo de todas las cuentas en una fecha. Si el balance de comprobación no cuadra, falta un asiento o hay uno incorrecto. No necesitas ser especialista para leer estos informes. Basta con comprobar que cada asiento tiene un motivo y un documento.
Configura el plan de cuentas una vez
El plan de cuentas es la lista numerada de cuentas que usa la empresa. Sapita te da un plan para microempresas estonias, así que no tienes que diseñar uno. Mantenlo pequeño. Un plan con unas pocas decenas de cuentas es más fácil de leer que uno con cientos, y puedes añadir una cuenta cuando de verdad la necesites.
Antes del primer asiento, registra la posición inicial de la empresa. Es el conjunto de saldos iniciales del día en que empiezan tus libros. Los saldos iniciales deben cuadrar entre sí, e incluyen el capital social que aportaron los socios. Todos los informes posteriores dependen de ellos, así que compruébalos dos veces. El código de registro de la empresa va en cada documento que emitas.
La rutina mensual
Una buena contabilidad es una rutina corta que se hace cada mes, no un trabajo grande que se hace una vez al año. Una rutina que funciona tiene cinco pasos:
- Reúne los documentosFacturas de venta emitidas, facturas de compra recibidas y recibos de gastos en efectivo. Ponlos en un solo lugar en cuanto lleguen.
- RegístralosAnota cada venta y cada compra con su fecha, importe, clase de IVA y proveedor o cliente.
- Concilia el bancoImporta el extracto bancario y relaciona cada línea con un documento. Una línea sin documento sigue abierta, y debes averiguar qué era. Este paso se llama conciliación.
- Revisa las partidas abiertasMira las facturas sin cobrar, que son tus cuentas a cobrar, y las facturas que aún debes pagar, que son tus cuentas a pagar. Reclama las vencidas.
- Bloquea el periodo y presentaCuando el mes está bien, bloquéalo para que nadie cambie sus cifras por accidente. Si estás dado de alta en el IVA, prepara y presenta la declaración del IVA del mes.
Un bloqueo de periodo es una salvaguarda, no una norma fiscal. El bloqueo mantiene las cifras presentadas iguales a los libros. Las correcciones posteriores a un bloqueo se hacen en el periodo siguiente, mediante una anulación o un asiento nuevo.
Las fechas que debes cumplir
Tres fechas importan a la mayoría de las OÜ. Las fechas siguientes se aplican a una empresa con año natural.
- La declaración KMD (declaración del IVA) y su anexo, el anexo KMD INF, vencen el día 20 del mes siguiente al periodo, si la empresa está dada de alta en el IVA. Si la fecha cae en fin de semana o festivo, pasa al siguiente día hábil.
- La declaración TSD (declaración del empleador) vence el día 10 del mes siguiente al pago, en los meses en que la empresa paga salarios, honorarios de consejo o dividendos.
- El informe anual vence seis meses después del cierre del ejercicio. En una empresa con año natural, es el 30 de junio.
El calendario de Sapita muestra cada una de estas fechas para tu empresa, con el motivo cuando una fecha se mueve.
Qué hacer en el primer mes
Empieza por la cuenta bancaria de la empresa y por los documentos que ya tienes. Registra los saldos iniciales. Después, anota las operaciones del primer mes una por una y concilia cada línea bancaria. No intentes ponerte al día de un año entero de golpe. Cuando el primer mes está limpio, el segundo es más fácil, y la rutina se convierte en costumbre.
Si no estás seguro de cómo registrar algo, anótalo con una nota y pregunta. Un asiento equivocado pero anotado es más fácil de corregir que uno equivocado y olvidado. Las lecciones sobre la partida doble y los gastos muestran cómo se registran los casos habituales.
Quién lleva qué
Los libros son el registro de la empresa, y la empresa debe conservarlos. Como propietario, eres responsable de las presentaciones de la empresa, incluso cuando otra persona lleva los libros o prepara las cifras. Un contable puede ayudar con los libros o con el informe anual, pero la responsabilidad de presentaciones correctas sigue siendo de la empresa. Sapita lleva el registro y muestra las fechas, y la empresa sigue siendo responsable de sus presentaciones.
Términos clave de esta guía
- OÜ: la forma de sociedad de responsabilidad limitada estonia.
- Partida doble: el método en el que cada asiento tiene dos lados iguales.
- Haber y debe: los dos lados de un asiento.
- Asiento contable: una operación registrada.
- Libro mayor: el historial de una cuenta.
- Plan de cuentas: la lista numerada de cuentas.
- Balance de comprobación: la lista de saldos en una fecha.
- Extracto bancario: la lista de pagos del banco.
- Conciliación: relacionar cada línea bancaria con un documento.
- Saldo inicial: los saldos del día en que empiezan los libros.
- Capital social: la inversión de los socios en acciones.
- Patrimonio neto: lo que queda para los socios.
- Balance: la situación de la empresa en una fecha.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: el resultado de un periodo.
- Posición de caja: el dinero que tienes y el que vence pronto.
- Código de registro: el número de la empresa en el Registro Mercantil.
- Ejercicio fiscal: los doce meses para los que se cierran los libros.
- Bloqueo de periodo: la salvaguarda que mantiene fijos los periodos presentados.
Fuentes
- Ley de Contabilidad (raamatupidamise seadus), Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- Administración Tributaria y Aduanera de Estonia (EMTA), impuestos sobre la renta y sociales, e IVA: emta.ee
- Registro Mercantil, presentación del informe anual, Centro de Registros y Sistemas de Información de Estonia (RIK): rik.ee
Preguntas y respuestas
¿Necesito un contable para llevar los libros de una OÜ?
Ninguna ley exige un contable para una OÜ pequeña. Puedes llevar los libros tú mismo, pero debes registrar cada operación, conservar los documentos y presentar las declaraciones a tiempo. Muchos propietarios pagan a un contable por el informe anual o por una revisión.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros contables en Estonia?
Los registros contables y los documentos deben conservarse durante siete años según la Ley de Contabilidad estonia. Ajusta tu regla de borrado a ese periodo.
¿Cuál es la diferencia entre llevar la contabilidad y presentar?
Llevar la contabilidad es registrar cada operación en los libros. Presentar es enviar una declaración o un informe a la EMTA o al Registro Mercantil. Necesitas una buena contabilidad antes de que cualquier presentación pueda ser correcta.