Gastos y recibos
Registrar una compra y su recibo, paso a paso
Cada coste en los libros de una empresa estonia necesita un documento que lo respalde. El documento es la prueba para la administración tributaria, para el banco y para tu propia comprensión de adónde fue el dinero. Esta guía recorre una compra desde el recibo hasta el registro: qué cuenta como gasto de la empresa, qué documentos guardar y durante cuánto tiempo, cómo registrar el IVA y qué hacer cuando pagaste de tu bolsillo.
¿Es la primera vez? Empieza por la lección breve, Gastos y recibos.
Qué cuenta como gasto de la empresa
Un gasto de la empresa es un coste en que incurre la empresa para generar sus ingresos. El alquiler de la oficina, las suscripciones de software, los honorarios de contabilidad, los viajes para visitar a un cliente y los materiales que usas para prestar un servicio son ejemplos habituales. La prueba es la finalidad del coste, no el nombre que aparece en el recibo. Un coste privado, como unas vacaciones familiares, no es un gasto de la empresa, aunque se haya pagado con la tarjeta de la empresa.
Algunos costes tienen reglas especiales. Los vehículos de pasajeros, los regalos, los gastos de representación y de ocio son ejemplos. En Estonia el tratamiento fiscal de estos costes puede diferir del contable, y algunos se tratan como distribución de beneficios cuando no son costes empresariales.
Documentos que debes conservar
- Conservar documentos
- 7 años
- según la Ley de Contabilidad
- Tipo general de IVA
- 24%
- en compras destinadas a la actividad empresarial sujeta a IVA
Un coste se registra a partir de un documento. En una compra a una empresa, es la factura del proveedor. En una pequeña compra en efectivo, es un recibo. El documento debe mostrar:
- el nombre, la dirección y el código de registro o el número de IVA del proveedor
- la fecha y un número que identifique el documento
- qué se compró, con la cantidad
- el precio, el tipo de IVA y el importe de IVA, si se cobra IVA
- el total pagado
Conserva el original o una copia clara. Guárdalo junto con el asiento que respalda, para que cualquiera que revise los libros pueda seguir la pista desde el asiento hasta el documento en pocos segundos.
La Ley de Contabilidad exige conservar los documentos contables durante siete años.
Registrar una compra
Registrar una compra significa anotar el asiento en los libros con la cuenta correcta y la clase de IVA adecuada. Una compra sencilla de una suscripción de software de €100 más €24 de IVA se registra así. Se carga €100 en la cuenta de gasto. El IVA soportado se carga por €24, porque puedes recuperarlo si la compra es para la empresa y la factura está completa. Al proveedor se le abonan €124, que es una cuenta a pagar hasta que lo pagues. Cuando pagas, se abona la cuenta bancaria y se cancela la cuenta a pagar.
| Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|---|
| 4300 Software y suscripciones | 100.00 | |
| 1410 IVA soportado | 24.00 | |
| 2010 Proveedores | 124.00 | |
| Total | 124.00 | 124.00 |
La misma compra, pagada de inmediato desde la cuenta bancaria de la empresa, abona el banco en lugar del proveedor. En ambos casos, los libros muestran un debe y un haber por el mismo total, así que el asiento cuadra.
El IVA en las compras
Si tu empresa está dada de alta en el IVA, el IVA de una compra suele ser IVA soportado, que deduces en la KMD del periodo. Dos condiciones importan: la factura debe estar completa y el coste debe usarse para una actividad empresarial sujeta a IVA. Una compra que se usa tanto para la empresa como para fines privados necesita un reparto. Una compra exenta o fuera del ámbito del IVA puede no llevar ningún IVA soportado.
Si tu empresa no está dada de alta en el IVA, el IVA de una compra es un coste. Forma parte del importe que pagas y se registra en el coste, no en una cuenta de IVA aparte.
Costes que pagaste con tu propio dinero
A veces el propietario paga un coste de la empresa con una tarjeta personal o en efectivo. La empresa sigue debiendo ese dinero. Registra el coste como una compra, y registra que lo pagó el propietario. El saldo entre el propietario y la empresa es un préstamo del socio. Es un pasivo de la empresa mientras la empresa le deba dinero al propietario, y baja cuando la empresa le devuelve el importe desde su cuenta.
Un coste pagado por el propietario se registra así:
| Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|---|
| 4300 Software y suscripciones | 100.00 | |
| 2600 Préstamo del socio | 100.00 | |
| Total | 100.00 | 100.00 |
La regla tiene un límite. Un préstamo del socio no es una forma de sacar dinero de la empresa sin tributar. El dinero pagado al propietario que no es salario ni dividendo, y que no corresponde a un coste documentado de la empresa, puede tributar como distribución. La lección sobre cuando pagas con tu propio dinero muestra los casos habituales.
Mantener el rastro ordenado cada mes
Cada mes, cruza los documentos con el banco. Una factura de proveedor sin pago es una cuenta a pagar. Un pago bancario sin documento es una línea abierta, y debe explicarse. Usa el paso de conciliación para cerrar estos huecos mientras los detalles siguen frescos.
Una comprobación mensual sencilla detecta la mayoría de los problemas:
- Registra las comprasCada factura de compra del mes se registra, con su clase de IVA.
- Concilia el bancoCada pago bancario se relaciona con un documento o se explica con una nota.
- Registra los pagos del propietarioCada coste pagado por el propietario se registra como préstamo del socio.
- Adjunta los recibosCada recibo se adjunta a su asiento.
Cuando pierdes un documento
Pide al proveedor una copia, o una factura nueva que muestre los mismos datos. Si no es posible, registra el coste con una nota que diga qué ocurrió y por qué el coste era de la empresa.
Advertencia
Nunca inventes un documento. Un coste sin ningún documento es la posición más débil, y es lo primero que cuestiona un revisor.
Términos clave de esta guía
- Asiento contable: cada coste se registra como un asiento con un documento detrás.
- IVA soportado: el IVA de una compra que puedes recuperar.
- Cuenta a pagar: una factura de proveedor sin pagar.
- Préstamo del socio: dinero que el propietario pagó por la empresa, o que sacó de ella.
- Pasivo: un importe que la empresa debe.
- Debe y haber: los dos lados de cada asiento.
- Conciliación: relacionar el banco con los documentos.
- Activo: algo que la empresa posee y tiene valor.
- Activo fijo: un activo que se usa más de un año.
- Amortización: el coste anual de un activo fijo.
- IVA repercutido: el IVA de tus ventas, que compensa el IVA soportado.
- Moneda extranjera: una compra expresada en otra moneda.
Fuentes
- Ley de Contabilidad (raamatupidamise seadus), conservación de documentos, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- Ley del impuesto sobre la renta (tulumaksuseadus), distribuciones y costes, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- EMTA, impuesto sobre el valor añadido e IVA soportado: emta.ee
Preguntas y respuestas
¿Cuánto tiempo conservo los recibos de una empresa estonia?
La Ley de Contabilidad exige conservar los documentos contables durante siete años. Guárdalos de forma que puedas encontrarlos cuando los necesites.
¿Qué pasa si pierdo un recibo?
Pide al proveedor una copia o una factura nueva que muestre los mismos datos. Registra el coste con una nota que explique lo ocurrido. Un coste sin documento es difícil de justificar, así que evítalo cuando puedas.
¿Puedo registrar como gasto algo que pagué con mi propia tarjeta?
Sí, si el coste es de la empresa y tienes el documento. Regístralo como un coste pagado por el propietario. La empresa te debe entonces ese importe como préstamo del socio, y te lo devuelve desde la cuenta de la empresa.