Este aviso explica cómo Otuny OÜ trata los datos personales cuando visitas sapita.app, creas una cuenta, usas Sapita y nos contactas, y cuáles son tus derechos. Para los datos personales de tus clientes, proveedores y personal en tus propios libros, tú eres el responsable del tratamiento y nosotros actuamos como encargados. Se aplica a esos datos el acuerdo de tratamiento de datos.
1. Quién es responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales de este aviso es Otuny OÜ, código de registro 16128392, Juhkentali 8, 10144 Tallin, Estonia. Los datos completos están en el aviso legal.
No hemos designado delegado de protección de datos. Envía las solicitudes de privacidad a través del formulario de contacto e indica en tu mensaje que la solicitud es sobre privacidad.
2. Qué datos personales usamos
- Datos de la cuenta: tu nombre, dirección de correo, la configuración de dos factores que elijas y tu historial de acceso.
- Datos contables que introduces: datos de la empresa, facturas, clientes y proveedores, líneas bancarias, gastos y los documentos que subes. Pueden incluir datos personales de personas físicas, como autónomos, administradores y contactos.
- Datos de facturación: tu suscripción, tus facturas y el estado de los pagos. Los datos de la tarjeta de pago los gestiona nuestro proveedor de pagos y no se almacenan en Sapita.
- Datos de uso y seguridad: cuando usas Sapita, registros técnicos y direcciones IP guardadas de forma codificada en nuestros registros de auditoría.
- Datos del dispositivo para la aplicación móvil: el token push de un dispositivo, si activas las notificaciones push.
- Los mensajes que nos envías a través del formulario de contacto.
- Cookies, según describe el aviso de cookies.
3. Por qué los usamos y con qué base jurídica
Usamos los datos personales solo para los fines que se indican a continuación, y cada uno se basa en la base jurídica que se muestra.
- Para prestar Sapita, crear y gestionar tu cuenta y tratar tus libros: ejecución de un contrato (artículo 6, apartado 1, letra b, del RGPD).
- Para conservar los registros e informes que exigen la contabilidad y la legislación fiscal de Estonia, incluidos los registros contables durante siete años: cumplimiento de una obligación legal (artículo 6, apartado 1, letra c).
- Para mantener Sapita segura, evitar abusos y fraudes y mantener el servicio en funcionamiento: nuestro interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f), que ponderamos frente a tus derechos.
- Para enviar notificaciones push, si las activas: tu consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a). Puedes retirarlo en cualquier momento en la aplicación o en tus ajustes.
- Para responder a tus mensajes y gestionar tus solicitudes: nuestro interés legítimo en responderte (artículo 6, apartado 1, letra f).
No usamos los datos personales para publicidad, y no los vendemos.
4. Quién recibe tus datos
Compartimos datos personales solo con las empresas que los tratan por nosotros, con nuestros subencargados, y solo en la medida en que lo necesite el servicio que prestan. La lista de subencargados enumera cada uno, lo que hace y dónde trata los datos. También compartimos datos cuando la ley lo exige, por ejemplo con una autoridad fiscal o un tribunal.
5. Dónde se tratan tus datos
Tus datos se almacenan en la Unión Europea. Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, por ejemplo cuando sus equipos de red o de soporte están allí. Cuando eso ocurre, nos basamos en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión, con garantías adicionales cuando hacen falta. La lista de subencargados indica qué proveedores lo hacen.
6. Durante cuánto tiempo los conservamos
Conservamos cada tipo de dato solo mientras sea necesario. El aviso de conservación establece cada categoría, cuánto tiempo se conserva y qué ocurre al final. Los registros contables y sus documentos justificativos se conservan durante siete años después del final del ejercicio, como exige la Ley de Contabilidad de Estonia, aunque nos pidas que los eliminemos antes.
Los datos eliminados pueden seguir en las copias de seguridad hasta que estas caduquen según su calendario habitual.
7. Tus derechos
Con el RGPD tienes derecho a acceder a los datos personales que conservamos sobre ti, a que se corrijan los datos inexactos, a que se supriman los datos cuando la ley lo permita, a limitar u oponerte a algunos tratamientos, a recibir tus datos en un formato portable y a retirar el consentimiento cuando nos basemos en él. El derecho de supresión no cubre los registros que la Ley de Contabilidad nos obliga a conservar.
Puedes exportar tus datos tú mismo en cualquier momento desde tu cuenta. Para otras solicitudes, escribe a través del formulario de contacto. Respondemos en el plazo de un mes, como exige el RGPD, y es posible que primero te pidamos que confirmes tu identidad.
8. Decisiones automatizadas
Sapita propone asientos, por ejemplo cuando concilia una línea bancaria, y tú los apruebas o los cambias. Sapita no toma por sí sola decisiones sobre ti que produzcan efectos jurídicos o similares.
9. Cookies y analítica
Solo instalamos las cookies que Sapita necesita para funcionar, según describe el aviso de cookies. Nuestra analítica del sitio público está alojada por nosotros, no usa cookies y no envía datos a terceros.
10. Seguridad
Protegemos los datos personales con las medidas descritas en la página de seguridad y en el acuerdo de tratamiento de datos, incluidos el cifrado, el control de acceso y las copias de seguridad cifradas.
11. Reclamaciones
Si crees que hemos tratado tus datos de forma ilícita, puedes presentar una reclamación ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon) en www.aki.ee. También puedes acudir a la autoridad del país en el que vives.
12. Cambios en este aviso
Podemos actualizar este aviso. Te comunicamos los cambios sustanciales por correo electrónico o en la aplicación antes de que entren en vigor.