Contabilidad para e-residentes

Muchas personas dirigen una empresa estonia sin vivir en Estonia. Usan la identidad digital, la e-residencia, para firmar las declaraciones y gestionar la empresa en línea. Los libros de una empresa así siguen las mismas normas estonias que los de cualquier otra OÜ. Lo que cambia es el conjunto de preguntas sobre clientes y proveedores extranjeros y sobre la situación fiscal personal del propietario. Esta guía cubre la parte contable y el IVA de las ventas a otros países. Dónde tributas como persona es una cuestión aparte, y se trata al final.

Lo que es igual para toda OÜ

Una empresa estonia lleva sus libros en euros, registra cada operación por partida doble, conserva los documentos durante el periodo que exige la ley y presenta sus declaraciones a tiempo. La declaración del IVA, el informe anual y, en los meses con salarios o dividendos, la declaración TSD se aplican de la misma manera. Una empresa dirigida desde el extranjero no queda exenta de ninguna de ellas. Los plazos son los mismos, y el mismo código de registro aparece en todas las facturas.

La empresa también tiene la misma gobernanza. Los socios aprueban el informe anual, el propietario conserva el registro de las decisiones y los libros son un registro que la empresa debe mantener. La identidad digital te permite firmar estos documentos desde cualquier lugar, pero no cambia lo que hay que firmar.

Qué cambia con los clientes extranjeros

Una venta a un cliente fuera de Estonia plantea una pregunta que una venta nacional no plantea: ¿dónde se debe el IVA? La respuesta depende del cliente, del tipo de operación y del país. Tres casos cubren la mayoría de las pequeñas empresas.

Un cliente empresa en otro país de la UE. En la mayoría de los servicios entre empresas registradas a efectos del IVA en dos países de la UE, el lugar de la prestación es el país del cliente y se aplica la inversión del sujeto pasivo. Tu factura no muestra IVA estonio y lleva el número de IVA del cliente. El cliente declara el IVA en su propia declaración. Comprueba el número de IVA antes de facturar, porque un número incorrecto cambia el tratamiento.

Un consumidor en otro país de la UE. Los servicios digitales vendidos a consumidores de otro país de la UE tributan en el país del consumidor desde la primera venta. Las ventas a distancia de bienes a consumidores siguen un umbral europeo aparte. Una empresa establecida en la UE y registrada en el régimen OSS declara e ingresa ese IVA en una sola declaración trimestral, en lugar de registrarse en cada país. Si el régimen se aplica depende del tipo y del importe de tus ventas, y las páginas de la EMTA sobre el OSS recogen las normas vigentes.

Un cliente fuera de la UE. Las exportaciones de servicios y bienes a clientes fuera de la UE suelen tratarse como operaciones con tipo cero. Eso significa que no se cobra IVA estonio y que la empresa puede seguir recuperando el IVA soportado. Las condiciones dependen del tipo de operación y de las pruebas que conserves.

Una venta con inversión del sujeto pasivo a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE no lleva IVA estonio, así que el asiento no tiene línea de IVA:

Consultoría para una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE

Cuenta	Debe (Dr)	Haber (Cr)
1200 Clientes	1,000.00
3000 Ingresos por ventas		1,000.00
Total	1,000.00	1,000.00

El umbral y el volumen de negocio extranjero

Umbral de alta en el IVA

€40,000

lugar de prestación en Estonia, contado desde el 1 de enero

Venta con inversión del sujeto pasivo

0%

sin IVA estonio; se exige el número de IVA del cliente

El umbral de alta en el IVA de €40,000 se cuenta desde el inicio del año natural. Según la EMTA, el volumen que cuenta es el que tiene su lugar de prestación en Estonia. Las ventas cuyo lugar de prestación está en otro país no cuentan del mismo modo para el umbral estonio. Una empresa cuyos clientes principales están en el extranjero puede, por tanto, quedarse por debajo del umbral estonio y, aun así, tener que cumplir las normas extranjeras. Consulta la guía sobre los fundamentos del IVA en Estonia y el umbral para ver los pasos del alta.

Moneda y libros

Muchas empresas de e-residentes venden en euros, dólares o libras. Una factura en moneda extranjera se registra en euros, al tipo de cambio de su fecha, y el importe original y el tipo se guardan con el asiento. El tipo de cambio de referencia del BCE es la referencia publicada para muchas conversiones. Anota el tipo que usaste, para que las cifras se puedan comprobar más tarde.

Los pagos desde el extranjero llevan una comisión bancaria o un coste de conversión. Registra cada comisión como gasto y no la descuentes de la venta sin una nota, para que el importe de ventas coincida con la factura.

Conservar el rastro de una empresa dirigida desde el extranjero

Los documentos deben estar completos y disponibles cuando surja una duda, y eso es más difícil cuando el propietario está lejos. Guarda las facturas, los contratos con clientes extranjeros, la prueba del número de IVA, la prueba del lugar de prestación y los extractos bancarios en un mismo sitio. Consérvalos durante el periodo que exige la Ley de Contabilidad.

Sapita lleva los libros y muestra los vencimientos. El tratamiento de IVA de un cliente extranjero depende de hechos que tú conoces, así que registra esos hechos con cada factura para justificar la elección de la clase de IVA.

Tu situación fiscal personal

Dónde vives determina tu situación fiscal personal. Si la empresa crea un establecimiento permanente en el extranjero, cómo se gravan los dividendos en tu país de residencia y si se aplica un convenio para evitar la doble imposición dependen de tu propia situación. Las reglas anteriores describen el lado estonio de las cuentas de la empresa.

Una rutina sencilla para una empresa desde el extranjero

1. Confirma el número de IVA y el lugar de prestaciónHazlo en cada factura extranjera.
2. Elige la clase de IVAElígela según la operación y anota el motivo en el asiento.
3. Registra los importes extranjeros en eurosGuarda el tipo y la fecha con el asiento.
4. Comprueba el umbral del OSSCada mes, mira si las ventas a consumidores de la UE se acercan a él.
5. Presenta la declaración del IVAPreséntala en e-MTA antes del día 20 del mes siguiente, cuando la empresa esté dada de alta en el IVA.
6. Guarda las pruebasConserva los documentos de cada venta con tipo cero o con inversión del sujeto pasivo.

Términos clave de esta guía

• E-residente: la identidad digital para dirigir una empresa estonia.
• OÜ: la forma de sociedad de responsabilidad limitada estonia.
• Código de registro: el número de la empresa en el registro.
• IVA: el impuesto sobre el valor añadido.
• Inversión del sujeto pasivo: la regla que traslada el IVA al comprador.
• Número de IVA: el número de una empresa registrada a efectos del IVA.
• OSS: el régimen europeo para las ventas a consumidores.
• Declaración VD: la declaración de las operaciones intracomunitarias.
• Moneda extranjera: importes expresados en otra moneda.
• Tipo de cambio de referencia del BCE: el tipo diario que se usa para convertir importes.
• IBAN: el número de cuenta bancaria al que pagan los clientes extranjeros.
• e-MTA: el servicio en línea donde se presentan las declaraciones estonias.

Fuentes

• EMTA, impuesto sobre el valor añadido, umbral de alta y lugar de prestación: emta.ee
• EMTA, régimen OSS para las ventas a distancia: emta.ee
• Ley del IVA (käibemaksuseadus), Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• Programa de e-residencia de Estonia, identidad digital: e-resident.gov.ee