Facturas
Emitir una factura válida, paso a paso
Una factura es más que una petición de pago. En Estonia es el documento que prueba una venta para el vendedor y para el cliente, el que lleva el IVA y el que permite al cliente recuperar el IVA que pagó. Un error en una factura puede costarle al cliente una deducción y puede traerte una pregunta de la administración tributaria. Esta guía repasa cada factura que emites: qué debe mostrar, cómo numerarla y fecharla, cómo corregir una factura enviada con una nota de crédito y qué puedes omitir.
¿Es la primera vez? Empieza por la lección breve, Una factura válida en Estonia.
Para qué sirve una factura
Una factura registra el suministro de bienes o servicios. El vendedor se la entrega al comprador, y una copia se queda en los libros del vendedor. El comprador la guarda como documento de compra y, si está dado de alta en el IVA, la usa para recuperar el IVA soportado que aparece en ella. El vendedor usa el mismo documento para registrar la venta y el IVA repercutido que cobró.
Como la factura sirve a los dos lados, debe estar completa en el momento de emitirla. Corregirla después es más lento que hacerla bien a la primera.
Los datos que debe mostrar una factura válida
La Ley del IVA recoge lo que debe contener una factura con IVA. La lista siguiente es una guía práctica.
- Tipo general de IVA
- 24%
- desde el 1 de julio de 2025; antes, 22%
- Plazo de pago
- 14 o 30 días
- acordado con el cliente
- Un número correlativo. Cada factura tiene un número único que sigue al anterior. Ese número se explica en la sección siguiente.
- La fecha de emisión. Es la fecha en que se hace la factura. La fecha de la operación también se muestra cuando es distinta de la de emisión.
- Los datos del vendedor. El nombre y la dirección de la empresa, su código de registro y su número de IVA si está dada de alta en el IVA.
- Los datos del comprador. El nombre y la dirección del cliente, y su número de IVA en una venta que lo necesite.
- Una descripción de los bienes o servicios, con la cantidad o el alcance del servicio.
- El precio sin IVA de cada línea, y cualquier descuento.
- El tipo de IVA y el importe de IVA de cada tipo utilizado, y el total sin IVA, el total de IVA y el total con IVA.
La fecha de pago y los datos bancarios ayudan al cliente a pagar a tiempo. El IBAN y una referencia de pago clara, como el número de factura, facilitan después la conciliación del cobro. Las normas del IVA no siempre lo exigen, pero es práctica habitual y reduce los retrasos en los pagos.
Numerar las facturas
Las facturas estonias llevan un número que sigue un orden. El prefijo puede mantenerse igual, por ejemplo un año y una letra de serie, pero la secuencia no debe saltar ningún número ni reutilizar uno. Un hueco parece una venta que falta, y un duplicado parece un documento falsificado. Ambos generan preguntas que cuestan tiempo.
Elige una única serie de numeración para la empresa y úsala en todas las facturas de venta. No empieces una serie nueva para cada cliente o cada mes, salvo que tengas un motivo claro. Cuando creas una factura en Sapita, el número se rellena por ti, así que no necesitas llevar el último número a mano.
Fechas y fecha de vencimiento
Cada factura necesita una fecha de emisión. La fecha de vencimiento es el día en que el cliente debe pagar. Sale de las condiciones de pago acordadas, por ejemplo 14 o 30 días desde la fecha de la factura. Una fecha de vencimiento clara es lo que permite ver qué facturas van con retraso, así que escríbela en cada factura. Una factura pasa a estar vencida cuando ha pasado la fecha de vencimiento y el importe no está pagado por completo.
Notas de crédito: corregir una factura enviada
Una factura enviada no se edita. Si el precio era incorrecto, una cantidad era errónea o se indicó el cliente equivocado, emites una nota de crédito. Una nota de crédito tiene su propio número y se refiere a la factura que modifica. Anula toda la factura anterior o parte de ella, y reduce el IVA repercutido del periodo en que se emite.
Un ejemplo trabajado con cifras redondas muestra cómo funciona. Vendiste 10 horas de consultoría por €1,000 más €240 de IVA, pero el cliente debía haber sido facturado por 8 horas. Emites una nota de crédito por 2 horas, que son €200 más €48 de IVA, y solo harías falta una factura nueva si el trabajo se factura de nuevo. Ambos documentos se quedan en los libros, y la diferencia se ve. Primero se registra la venta:
| Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|---|
| 1200 Clientes | 1,240.00 | |
| 3000 Ingresos por ventas | 1,000.00 | |
| 2410 IVA a pagar | 240.00 | |
| Total | 1,240.00 | 1,240.00 |
Después, la nota de crédito anula las 2 horas, y los libros conservan ambos documentos:
| Cuenta | Debe (Dr) | Haber (Cr) |
|---|---|---|
| 3000 Ingresos por ventas | 200.00 | |
| 2410 IVA a pagar | 48.00 | |
| 1200 Clientes | 248.00 | |
| Total | 248.00 | 248.00 |
Lo que no hace falta añadir
Muchas facturas llevan texto que la ley no exige. No necesitas el logotipo de la empresa, una nota de que la factura la generó un programa informático ni un pie legal largo. Tampoco hace falta imprimir tu domicilio particular si consta la dirección registrada de la empresa. Añadir una nota breve sobre el pago está bien, pero no hagas la factura más difícil de leer de lo necesario.
Cuando la empresa está por debajo del umbral de IVA y no lo cobra, la factura no lleva línea de IVA. No añadas IVA a una factura así, porque el cliente podría intentar recuperarlo.
Facturas electrónicas
Muchas empresas envían ya las facturas como archivos. Una factura electrónica debe seguir mostrando los datos exigidos, y el archivo debe conservarse de forma que pueda leerse y comprobarse durante el periodo que exige la ley. Guarda el archivo enviado junto con su número, y guarda las notas de crédito que lo corrigen. Las normas de la EMTA fijan los formatos aceptados.
Una lista corta antes de enviar
- El número sigue al último de la serie
- La fecha de emisión y la fecha de vencimiento son correctas
- Se identifican ambas partes, con su código de registro o su número de IVA cuando haga falta
- Cada línea tiene una descripción, una cantidad y un precio sin IVA
- El tipo y el importe de IVA son correctos en cada línea
- Los totales cuadran
Sapita hace estas comprobaciones cuando creas una factura, pero la responsabilidad final del documento sigue siendo de la empresa. En una venta compleja, como un servicio transfronterizo o una venta con inversión del sujeto pasivo, anota el lugar de prestación y el número de IVA del cliente junto con la factura.
Términos clave de esta guía
- Factura: el documento que registra un suministro.
- Número de factura: la secuencia que identifica cada factura.
- Nota de crédito: el documento que anula una factura anterior.
- Fecha de vencimiento: el día en que el cliente debe pagar.
- Vencida: una factura que pasó su fecha de vencimiento y no está pagada por completo.
- Referencia de pago: el texto que vincula un pago con una factura.
- IBAN: el número de cuenta bancaria al que paga el cliente.
- Pago parcial: un pago por una parte de la factura.
- Imputación: el vínculo entre un pago y las facturas que cubre.
- Cuenta a cobrar: dinero que todavía te debe un cliente.
- Moneda extranjera: una factura expresada en otra moneda.
- Tipo de cambio de referencia del BCE: el tipo diario que se usa para convertir importes extranjeros.
- Número de IVA: el número de una empresa dada de alta en el IVA.
- Código de registro: el número de la empresa en el Registro Mercantil.
Fuentes
- Ley del IVA (käibemaksuseadus), requisitos de las facturas, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- EMTA, impuesto sobre el valor añadido y facturas: emta.ee
Preguntas y respuestas
¿Una factura tiene que estar firmada en Estonia?
Una factura en papel suele estar firmada o sellada por el vendedor. En una factura electrónica la firma no es la prueba: lo que importa es que la factura contenga los datos exigidos y que se conserven su autenticidad e integridad.
¿Puedo corregir una factura enviada cambiándola?
No. Una factura enviada no se modifica. Emites una nota de crédito que anula toda la factura o parte de ella, y después emites una factura nueva si la venta sigue en pie. La factura original y la nota de crédito se quedan en tus libros.
¿Tengo que mostrar el IVA en todas las facturas?
Solo una empresa dada de alta en el IVA debe mostrarlo. Una empresa por debajo del umbral de alta no cobra IVA, y su factura debe indicarlo cuando la ley lo exija. Entonces la factura no lleva línea de IVA.