Ведение книг OÜ по шагам

Ведение книг — это привычка записывать каждое движение денег компании так, чтобы всё сходилось. Для эстонской OÜ это также доказательство того, что вы вовремя заплатили верный налог. Руководство адресовано основателю, который будет вести книги сам, по крайней мере вначале. Оно проходит настройку, ежемесячную рутину, которая держит книги в порядке, и даты, которые нельзя пропустить.

Впервые с этим сталкиваетесь? Начните с коротких уроков Двойная запись за пять минут, Как устроен план счетов и Что такое входящий остаток.

Что включает ведение книг для OÜ

OÜ — это частная компания с ограниченной ответственностью. Это отдельное юридическое лицо, поэтому её деньги не ваши, даже если вам принадлежит вся компания. Каждый евро, который приходит на банковский счёт компании или уходит с него, и каждая продажа и покупка, которые ещё не оплачены, должны быть записаны в книгах компании. Книги показывают, чем компания владеет, что должна, что заработала и что потратила.

Четыре вещи должны быть в порядке всегда:

• продажи, которые вы сделали, и выставленные счета, с НДС, если вы плательщик НДС
• полученные покупки с документами поставщиков, которые их подтверждают
• банковские операции, сопоставленные с документами, которые за ними стоят
• зарплаты, вознаграждения членам правления и дивиденды, которые вы выплатили, — они попадают в декларацию TSD

Если одна из этих частей отстаёт, остальные становятся труднее проверить. Первый признак проблемы — остаток на банке, который не совпадает с книгами.

Двойная запись за пять минут

Эстонские компании ведут книги двойной записью. Каждая операция отражается как минимум одним дебетом и одним кредитом на одну и ту же сумму, поэтому обе стороны всегда сходятся. Поэтому баланс может сходиться.

Вот пример с круглыми числами. Ваша OÜ продаёт услугу за €1,000 плюс €240 НДС, и клиент в том же месяце платит всю сумму на банковский счёт. Банковский счёт растёт на €1,240. Доходы растут на €1,000, а исходящий НДС, который вы должны государству, растёт на €240. Проводка дебетует банковский счёт на €1,240, а кредитует доходы на €1,000 и исходящий НДС на €240. Итоги дебета и кредита оба равны €1,240.

Продажа услуги, оплачена сразу

Счёт	Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
1020 Банковский счёт	1,240.00
3000 Выручка от продаж		1,000.00
2410 НДС к уплате		240.00
Итого	1,240.00	1,240.00

Та же проводка в виде Т-счетов. У каждого счёта дебет слева, кредит справа, а остаток рассчитан ниже.

1020 Банковский счёт

Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
1,240.00Клиент оплачивает счёт
Сальдо 1,240.00 Dr

3000 Выручка от продаж

Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
	1,000.00Оказана услуга
Сальдо 1,000.00 Cr

2410 НДС к уплате

Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
	240.00Исходящий НДС с продажи
Сальдо 240.00 Cr

Каждая такая запись — это проводка. Главная книга собирает проводки одного счёта по порядку дат, а оборотно-сальдовая ведомость показывает остаток каждого счёта на одну дату. Если оборотно-сальдовая ведомость не сходится, какая-то проводка пропущена или неверна. Чтобы читать эти отчёты, не нужно быть специалистом. Нужно лишь проверить, что у каждой проводки есть причина и документ.

Настройте план счетов один раз

План счетов — это пронумерованный список счетов, которые использует компания. Sapita начинает работу с планом для эстонских микропредприятий, поэтому вам не нужно его придумывать. Держите его небольшим. План из нескольких десятков счетов читается легче, чем план из сотен, а счёт можно добавить, когда он действительно нужен.

До первой проводки зафиксируйте начальное положение компании. Это набор входящих остатков на день, когда начинаются книги. Входящие остатки вместе должны сходиться, и в них входит уставный капитал, который внесли владельцы. От них зависят все последующие отчёты, поэтому проверьте их дважды. Регистрационный код компании указывается в каждом выставленном документе.

Ежемесячная рутина

Хорошее ведение книг — это короткая рутина, которую выполняют каждый месяц, а не большая работа раз в год. Рабочая рутина состоит из пяти шагов:

1. Собрать документыВыставленные вами счета, полученные счета поставщиков и чеки за наличные расходы. Складывайте их в одно место сразу по получении.
2. Записать ихВведите каждую продажу и каждую покупку с датой, суммой, классом НДС и поставщиком или клиентом.
3. Сопоставить с банкомЗагрузите банковскую выписку и сопоставьте каждую строку с документом. Строка без документа остаётся открытой, и нужно выяснить, что это было. Этот шаг называется банковской сверкой.
4. Проверить открытые позицииПосмотрите неоплаченные счета — это ваша дебиторская задолженность, и счета, которые вы ещё должны, — ваша кредиторская задолженность. Напомните о просроченных.
5. Заблокировать период и податьКогда месяц в порядке, заблокируйте его, чтобы никто случайно не изменил цифры. Если вы плательщик НДС, подготовьте и подайте декларацию по НДС за месяц.

Блокировка периода — это защита, а не налоговое правило. Блокировка сохраняет поданные цифры равными книгам. Исправления после блокировки делаются в следующем периоде, через сторно или новую проводку.

Сроки, которые нужно соблюдать

Для большинства OÜ важны три срока. Даты ниже относятся к компании с календарным годом.

• KMD (декларация по НДС) и её приложение KMD INF подаются до 20-го числа месяца, следующего за периодом, если компания зарегистрирована как плательщик НДС. Дата, которая приходится на выходной или праздник, переносится на следующий рабочий день.
• TSD (декларация работодателя) подаётся до 10-го числа месяца, следующего за выплатой, в те месяцы, когда компания выплачивает зарплаты, вознаграждения членам правления или дивиденды.
• Годовой отчёт сдаётся через шесть месяцев после окончания финансового года. Для компании с календарным годом это 30 июня.

Календарь Sapita показывает каждую из этих дат для вашей компании, с причиной, если дата переносится.

Что делать в первый месяц

Начните с банковского счёта компании и документов, которые у вас уже есть. Внесите входящие остатки. Затем введите операции первого месяца по одной и сопоставьте каждую строку банка. Не пытайтесь наверстать весь год сразу. Когда первый месяц чист, второй даётся легче, и рутина становится привычкой.

Если не уверены, как что-то записать, запишите это с примечанием и уточните. Неверную запись с примечанием исправить легче, чем ошибку, о которой забыли. Уроки о двойной записи и о расходах показывают, как записываются типичные случаи.

Кто за что отвечает

Книги — это запись компании, и компания обязана их хранить. Как владелец, вы отвечаете за подачи компании, даже если книги ведёт другой человек или он готовит цифры. Бухгалтер может помочь с книгами или с годовым отчётом, но ответственность за верные подачи остаётся за компанией. Sapita ведёт запись и показывает сроки, а компания по-прежнему отвечает за свои подачи.

Ключевые термины в этом руководстве

• OÜ: эстонская форма частной компании с ограниченной ответственностью.
• Двойная запись: метод, при котором у каждой проводки две равные стороны.
• Кредит и дебет: две стороны проводки.
• Проводка: одна записанная операция.
• Главная книга: история одного счёта.
• План счетов: пронумерованный список счетов.
• Оборотно-сальдовая ведомость: список остатков на одну дату.
• Банковская выписка: список платежей банка.
• Банковская сверка: сопоставление каждой строки банка с документом.
• Входящий остаток: остатки на день, когда начинаются книги.
• Уставный капитал: вложения владельцев в доли.
• Собственный капитал: то, что остаётся владельцам.
• Баланс: положение компании на одну дату.
• Отчёт о прибылях и убытках: результат периода.
• Денежная позиция: деньги, которые есть, и деньги, которые скоро должны поступить или уйти.
• Регистрационный код: номер компании в Коммерческом регистре.
• Финансовый год: двенадцать месяцев, за которые закрываются книги.
• Блокировка периода: защита, которая фиксирует закрытый период.

Источники

• Закон о бухгалтерском учёте (raamatupidamise seadus), Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• Налогово-таможенный совет (EMTA), подоходный и социальный налоги и НДС: emta.ee
• Коммерческий регистр, подача годового отчёта, Центр регистров и информационных систем (RIK): rik.ee