Счета
Как выставить правильный счёт в Эстонии
Счёт — это больше, чем запрос на оплату. В Эстонии это документ, который подтверждает продажу для продавца и покупателя, содержит НДС и позволяет покупателю принять уплаченный НДС к вычету. Ошибка в счёте может лишить вашего клиента вычета, а вам принести вопрос от налогового органа. Руководство проходит по каждому выставляемому счёту: что он должен показывать, как его нумеровать и датировать, как исправить отправленный счёт кредит-нотой и что можно не добавлять.
Впервые с этим сталкиваетесь? Начните с короткого урока Правильный счёт в Эстонии.
Назначение счёта
Счёт фиксирует поставку товаров или услуг. Продавец передаёт его покупателю, а копия остаётся в книгах продавца. Покупатель хранит его как документ о покупке и, если он плательщик НДС, использует его, чтобы принять к вычету входящий НДС, указанный в счёте. Продавец использует тот же документ, чтобы записать продажу и исходящий НДС, который начислил.
Поскольку счёт служит обеим сторонам, он должен быть полным в момент выставления. Исправлять его позже медленнее, чем сделать верно с первого раза.
Реквизиты, которые показывает верный счёт
Закон о налоге на добавленную стоимость определяет, что должен содержать счёт с НДС. Список ниже — практический чек-лист.
- Стандартная ставка НДС
- 24%
- с 1 июля 2025, до этого 22%
- Срок оплаты
- 14 или 30 дней
- согласуется с клиентом
- Последовательный номер. У каждого счёта есть номер, который уникален и идёт за предыдущим. О номере — в следующем разделе.
- Дата выставления. Это дата, когда составлен счёт. Дата поставки указывается, если она отличается от даты выставления.
- Реквизиты продавца. Название и адрес компании, её регистрационный код и номер НДС, если компания зарегистрирована как плательщик НДС.
- Реквизиты покупателя. Название и адрес клиента, а также его номер НДС для продажи, где он нужен.
- Описание товаров или услуг с количеством или объёмом услуги.
- Цену без НДС по каждой строке и любую скидку.
- Ставку НДС и сумму НДС по каждой применённой ставке, а также итог без НДС, общий НДС и итог с НДС.
Дата оплаты и банковские реквизиты помогают клиенту платить вовремя. IBAN и понятный референс платежа, например номер счёта, облегчают сверку платежа позже. Правила НДС не всегда их требуют, но это стандартная практика, и она снижает число опозданий с оплатой.
Нумерация счетов
Эстонские счета несут номер, который идёт по порядку. Префикс может оставаться тем же, например год и буква серии, но последовательность не должна пропускать номер или повторять его. Пропуск выглядит как пропавшая продажа, а дубликат — как поддельный документ. И то и другое вызывает вопросы, которые отнимают время.
Выберите одну серию нумерации для компании и используйте её для каждого счёта продажи. Не начинайте новую серию для каждого клиента или каждого месяца без веской причины. Когда вы создаёте счёт в Sapita, номер проставляется автоматически, поэтому не нужно вести учёт последнего номера вручную.
Даты и срок оплаты
Каждому счёту нужна дата выставления. Срок оплаты — день, до которого клиент должен заплатить. Он следует из согласованных условий оплаты, например 14 или 30 дней от даты счёта. Ясный срок оплаты позволяет видеть, какие счета опаздывают, поэтому пишите его в каждом счёте. Счёт становится просроченным, когда срок оплаты прошёл, а сумма оплачена не полностью.
Кредит-ноты: исправление отправленного счёта
Отправленный счёт не редактируют. Если цена была неверной, количество неверным или назван не тот клиент, выставляют кредит-ноту. У кредит-ноты есть собственный номер, и она ссылается на счёт, который меняет. Она отменяет весь или часть прежнего счёта и уменьшает исходящий НДС за период, в котором выставлена.
Пример с круглыми числами показывает, как это работает. Вы продали 10 часов консультаций на €1,000 плюс €240 НДС, а клиенту следовало выставить счёт за 8 часов. Вы выставляете кредит-ноту на 2 часа, то есть €200 плюс €48 НДС, и новый счёт нужен, только если работу снова выставляют к оплате. Оба документа остаются в книгах, и разница видна. Сначала записывается продажа:
| Счёт | Дебет (Dr) | Кредит (Cr) |
|---|---|---|
| 1200 Дебиторская задолженность | 1,240.00 | |
| 3000 Выручка от продаж | 1,000.00 | |
| 2410 НДС к уплате | 240.00 | |
| Итого | 1,240.00 | 1,240.00 |
Затем кредит-нота сторнирует 2 часа, и книги сохраняют оба документа:
| Счёт | Дебет (Dr) | Кредит (Cr) |
|---|---|---|
| 3000 Выручка от продаж | 200.00 | |
| 2410 НДС к уплате | 48.00 | |
| 1200 Дебиторская задолженность | 248.00 | |
| Итого | 248.00 | 248.00 |
Что можно не добавлять
Многие счета содержат текст, который закон не требует. Не нужен логотип компании, примечание о том, что счёт создан программным продуктом, или длинный юридический подвал. Не обязательно печатать домашний адрес, если указан зарегистрированный адрес компании. Короткое платёжное примечание допустимо, но не делайте счёт тяжелее для чтения, чем нужно.
Если компания ниже порога НДС и НДС не начисляет, в счёте нет строки НДС. Не добавляйте НДС в такой счёт, потому что клиент может попытаться его принять к вычету.
Электронные счета
Многие компании сейчас отправляют счета файлами. Электронный счёт тоже должен показывать нужные реквизиты, а файл нужно хранить в форме, пригодной для чтения и проверки, в течение срока, который требует закон. Храните отправленный файл вместе с его номером и копиями кредит-нот, которые его исправляют. Форматы, которые принимаются, задают правила EMTA.
Короткий чек-лист перед отправкой
- Номер идёт за последним в серии
- Дата выставления и срок оплаты верны
- Обе стороны названы, с регистрационными кодами или номерами НДС там, где они нужны
- У каждой строки есть описание, количество и цена без НДС
- Ставка и сумма НДС верны для каждой строки
- Итоги сходятся
Sapita выполняет эти проверки при создании счёта, но окончательная ответственность за документ остаётся за компанией. Для сложной продажи, например трансграничной услуги или продажи по обратному начислению, записывайте место поставки и номер НДС клиента вместе со счётом.
Ключевые термины в этом руководстве
- Счёт: документ, который фиксирует поставку.
- Номер счёта: последовательность, которая идентифицирует каждый счёт.
- Кредит-нота: документ, который отменяет прежний счёт.
- Срок оплаты: день, до которого клиент должен заплатить.
- Просрочка: счёт, у которого срок оплаты прошёл и который оплачен не полностью.
- Референс платежа: текст, который связывает платёж со счётом.
- IBAN: номер банковского счёта, на который платит клиент.
- Частичная оплата: платёж за часть счёта.
- Распределение платежа: связь между платежом и счетами, которые он оплачивает.
- Дебиторская задолженность: деньги, которые клиент ещё должен вам.
- Иностранная валюта: счёт, записанный в другой валюте.
- Справочный курс ЕЦБ: дневной курс для пересчёта иностранных сумм.
- Номер НДС: номер компании — плательщика НДС.
- Регистрационный код: номер компании в Коммерческом регистре.
Источники
- Закон о налоге на добавленную стоимость (käibemaksuseadus), требования к счетам, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- EMTA, налог на добавленную стоимость и счета: emta.ee
Вопросы и ответы
Нужно ли подписывать счёт в Эстонии?
Бумажный счёт обычно подписывает или заверяет печатью продавец. Для электронного счёта важна не подпись, а то, что в счёте есть нужные реквизиты и сохранены его подлинность и целостность.
Можно ли исправить отправленный счёт, изменив его?
Нет. Отправленный счёт не меняют. Выставляют кредит-ноту, которая отменяет его целиком или частично, а если продажа остаётся в силе, выставляют новый счёт. Исходный счёт и кредит-нота остаются в книгах.
Нужно ли показывать НДС в каждом счёте?
НДС показывает только компания, зарегистрированная как плательщик НДС. Компания ниже порога регистрации НДС не начисляет, и в её счёте нет строки НДС. Если закон требует, счёт должен об этом сообщать.