Учёт расходов и хранение чеков

В книгах эстонской компании каждый расход должен опираться на документ. Документ — доказательство для налогового органа, для банка и для вашего собственного понимания, куда ушли деньги. Руководство проводит одну покупку от чека до записи: что считается деловым расходом, какие документы хранить и как долго, как учесть НДС и что делать, если вы заплатили из своего кармана.

Впервые с этим сталкиваетесь? Начните с короткого урока Расходы и чеки.

Что считается деловым расходом

Деловой расход — это затрата, которую компания понесла, чтобы получить доход. Аренда офиса, подписки на программное обеспечение, гонорар бухгалтера, поездка к клиенту и материалы, которые вы используете для оказания услуги, — типичные примеры. Критерий — назначение расхода, а не название в чеке. Личная затрата, например семейный отпуск, не является расходом компании, даже если оплачена корпоративной картой.

У некоторых расходов есть особые правила. Примеры — легковые автомобили, подарки, развлечения и представительские расходы. В Эстонии налоговый режим таких расходов может отличаться от учётного, а некоторые из них облагаются как распределение прибыли, если не являются деловыми.

Документы, которые нужно хранить

Хранить документы

7 лет

по Закону о бухгалтерском учёте

Стандартная ставка НДС

24%

по покупкам, которые используются в облагаемой деятельности

Расход записывается на основании документа. Для покупки у компании это счёт поставщика. Для небольшой покупки за наличные — чек. Документ должен показывать:

• название, адрес и регистрационный код поставщика или номер НДС
• дату и номер, который идентифицирует документ
• что куплено, с количеством
• цену, ставку НДС и сумму НДС, если НДС начислен
• итоговую сумму оплаты

Храните оригинал или чёткую копию. Храните его вместе с проводкой, которую он подтверждает, чтобы любой, кто проверяет книги, мог за несколько секунд пройти путь от проводки к документу.

Закон о бухгалтерском учёте требует хранить бухгалтерские документы семь лет.

Запись покупки

Запись покупки — это проводка в книгах с верным счётом и верным классом НДС. Простая покупка подписки на программное обеспечение за €100 плюс €24 НДС записывается так. Счёт расходов дебетуется на €100. Входящий НДС дебетуется на €24, потому что его можно принять к вычету, если покупка сделана для бизнеса и счёт полный. Поставщик кредитуется на €124 — это кредиторская задолженность до оплаты. Когда вы платите, банковский счёт кредитуется, а кредиторская задолженность закрывается.

Получен счёт за подписку на программное обеспечение, компания зарегистрирована как плательщик НДС

Счёт	Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
4300 Программное обеспечение и подписки	100.00
1410 Входящий НДС	24.00
2010 Кредиторская задолженность		124.00
Итого	124.00	124.00

Та же покупка, оплаченная сразу с банковского счёта компании, кредитует банк вместо поставщика. В любом случае книги показывают дебет и кредит на одну сумму, поэтому проводка сходится.

НДС по покупкам

Если ваша компания зарегистрирована как плательщик НДС, НДС по покупке обычно является входящим НДС, который вы вычитаете в KMD за период. Важны два условия: счёт должен быть полным, а расход должен использоваться в облагаемой деятельности. Покупку, которая используется и для бизнеса, и в личных целях, нужно разделить. Покупка, которая освобождена от НДС или находится вне его действия, может не давать входящего НДС вовсе.

Если ваша компания не зарегистрирована как плательщик НДС, НДС по покупке — это расход. Он входит в сумму, которую вы платите, и записывается в стоимость, а не на отдельный счёт НДС.

Расходы, которые вы оплатили своими деньгами

Иногда владелец оплачивает расход компании с личной карты или наличными. Компания всё равно должна эти деньги. Запишите расход как покупку и отметьте, что оплатил владелец. Взаиморасчёт между владельцем и компанией — это заём от владельца. Пока компания должна владельцу, это обязательство компании, а когда компания возвращает деньги владельцу со своего счёта, обязательство уменьшается.

Расход, оплаченный владельцем, записывается так:

Владелец оплатил расход на программное обеспечение 100.00 личной картой

Счёт	Дебет (Dr)	Кредит (Cr)
4300 Программное обеспечение и подписки	100.00
2600 Заём от владельца		100.00
Итого	100.00	100.00

У правила есть предел. Заём от владельца — не способ вывести деньги из компании без налога. Деньги, выплаченные владельцу, которые не являются зарплатой или дивидендом и не относятся к документированному расходу компании, могут облагаться как распределение. Урок о том, когда вы платите своими деньгами показывает типичные случаи.

Ведите порядок каждый месяц

Каждый месяц сверяйте документы с банком. Счёт поставщика без платежа — это кредиторская задолженность. Банковский платёж без документа — открытая строка, которую нужно объяснить. Используйте шаг банковской сверки, чтобы закрыть эти пробелы, пока детали ещё свежи.

Простая ежемесячная проверка находит большинство проблем:

1. Записать покупкиКаждый счёт поставщика за месяц записан с его классом НДС.
2. Сопоставить с банкомКаждый банковский платёж сопоставлен с документом или объяснён примечанием.
3. Записать платежи владельцаКаждый расход, оплаченный владельцем, записан как заём от владельца.
4. Приложить чекиКаждый чек приложен к своей записи.

Если вы потеряли документ

Попросите у поставщика копию или новый счёт с теми же реквизитами. Если это невозможно, запишите расход с примечанием, в котором сказано, что произошло и почему расход относился к компании.

Внимание

Никогда не придумывайте документ. Расход без какого-либо документа — самая слабая позиция, и первое, о чём спрашивает проверяющий.

Ключевые термины в этом руководстве

• Проводка: каждый расход записывается одной проводкой с документом за ним.
• Входящий НДС: НДС по покупке, который можно принять к вычету.
• Кредиторская задолженность: неоплаченный счёт поставщика.
• Заём от владельца: деньги, которые владелец заплатил за компанию или вывел из неё.
• Обязательство: сумма, которую компания должна.
• Дебет и кредит: две стороны каждой проводки.
• Банковская сверка: сопоставление банка с документами.
• Актив: то, что компания имеет и что имеет стоимость.
• Основное средство: актив, который держат больше года.
• Амортизация: ежегодная стоимость основного средства.
• Исходящий НДС: НДС с ваших продаж, с которым зачитывается входящий НДС.
• Иностранная валюта: покупка, записанная в другой валюте.

Источники

• Закон о бухгалтерском учёте (raamatupidamise seadus), хранение документов, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• Закон о подоходном налоге (tulumaksuseadus), распределения и расходы, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• EMTA, налог на добавленную стоимость и входящий НДС: emta.ee