OÜ raamatupidamise seadistamine ja pidamine

Raamatupidamine on harjumus kirjutada üles kõik rahaliikumised ettevõttes viisil, mis klapib. Eesti OÜ puhul on see ka tõend, et oled maksnud õige maksu õigel ajal. See juhend on mõeldud asutajale, kes pidab raamatuid ise, vähemalt alguses. Juhend käib läbi seadistuse, igakuise rutiini, mis hoiab raamatud ajakohasena, ja kuupäevad, mida ei tohi vahele jätta.

Uus selle teema kohta? Alusta lühikeste õppetundidega: Kahekordne kirjendamine viie minutiga, Kontoplaan ja Mis on algsaldo.

Mida raamatupidamine OÜ puhul katab

OÜ on osaühing. See on eraldi juriidiline isik, seega ettevõtte raha ei ole sinu oma, isegi kui kogu ettevõte on sinu. Iga euro, mis ettevõtte pangakontole tuleb või sealt lahkub, ja iga müük ja ost, mida pole veel tasutud, tuleb kajastada ettevõtte raamatutes. Raamatud näitavad, mida ettevõttel on, mida ta võlgu on, mida ta teenis ja mida kulutas.

Neli asja peavad alati korras olema:

• sinu tehtud müügid ja väljastatud arved koos käibemaksuga, kui oled käibemaksukohustuslane
• saadud ostud koos tarnija dokumentidega, mis neid tõendavad
• pangaliikumised, sobitatud nende taga olevate dokumentidega
• palgad, nõukogu tasud ja dividendid, mida maksid, sest need toidavad TSD deklaratsiooni

Kui üks neist jääb maha, muutuvad teised raskemini usaldatavaks. Pangasaldo, mis ei klapi raamatutega, on esimene häire märk.

Kahekordne kirjendamine viie minutiga

Eesti ettevõtted peavad raamatuid kahekordse kirjendamise meetodil. Iga tehing kantakse vähemalt ühe deebetina ja ühe kreeditina samas summas, nii et mõlemad pooled on alati tasakaalus. Seetõttu saab bilanss tasakaalus olla.

Üks näide ümarate arvudega. Sinu OÜ müüb teenust €1,000 plus €240 käibemaks ja klient tasub kogusumma samal kuul ettevõtte pangakontole. Pangakonto kasvab €1,240 võrra. Tulu kasvab €1,000 võrra ja väljundkäibemaks, mille riigile võlgned, kasvab €240 võrra. Kanne deebetib pangakontot €1,240 ja kreeditab tulu €1,000 ning väljundkäibemaksu €240. Deebetid ja kreeditid kokku on mõlemad €1,240.

Teenuse müük, kohe tasutud

Konto	Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
1020 Pangakonto	1,240.00
3000 Müügitulu		1,000.00
2410 Makstav käibemaks		240.00
Kokku	1,240.00	1,240.00

Sama kanne T-kontodena. Igal kontol on deebetid vasakul ja kreeditid paremal ning saldo arvutatakse allpool.

1020 Pangakonto

Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
1,240.00Klient tasub arve
Saldo 1,240.00 Dr

3000 Müügitulu

Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
	1,000.00Müüdud teenus
Saldo 1,000.00 Cr

2410 Makstav käibemaks

Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
	240.00Müügi väljundkäibemaks
Saldo 240.00 Cr

Iga selline kirje on raamatukanne. Pearaamat koondab ühe konto kanded kuupäevade järjekorras ja proovibilanss loetleb iga konto saldo ühel kuupäeval. Kui proovibilanss ei klapi, puudub kanne või on see vale. Nende aruannete lugemiseks ei pea olema spetsialist. Piisab, kui kontrollid, et igal kandel on põhjus ja dokument.

Seadista kontoplaan üks kord

Kontoplaan on nummerdatud loend kontodest, mida ettevõte kasutab. Sapita annab sulle alguseks Eesti mikroettevõtetele mõeldud kontoplaani, nii et seda ise kujundama ei pea. Hoia see väike. Mõnekümne kontoga plaan on kergemini loetav kui sadade kontodega plaan, ja konto saab lisada siis, kui tõesti vaja on.

Enne esimest kannet kirjenda ettevõtte algseis. See on algsaldode kogum päeval, mil sinu raamatud algavad. Algsaldod peavad tasakaalus olema koos ja need sisaldavad omanike sissemakstud osakapitali. Kõik hilisemad aruanded tuginevad neile, seega kontrolli neid kaks korda. Ettevõtte registrikood peab olema igal väljastatud dokumendil.

Igakuine rutiin

Hea raamatupidamine on lühike rutiin, mida tehakse igal kuul, mitte suur töö, mida tehakse kord aastas. Töötav rutiin koosneb viiest sammust:

1. Kogu dokumendidVäljastatud müügiarved, saadud ostuarved ja sularahakulude kviitungid. Pane need kokku niipea, kui need saabuvad.
2. Kanna need ülesKanna iga müük ja iga ost sisse kuupäeva, summa, käibemaksuklassi ning tarnija või kliendiga.
3. Sobita pankImpordi pangaväljavõte ja sobita iga rida dokumendiga. Rida ilma dokumendita on veel lahtine ja sa pead välja selgitama, mis see oli. Seda sammu nimetatakse sobitamiseks.
4. Kontrolli lahtiseid kirjeidVaata tasumata arveid, mis on sinu nõuded ostjatelt, ja arveid, mida sul veel tasuda on, mis on sinu kohustused tarnijatele. Nõua tasumist tähtaja ületanud arvete eest.
5. Lukusta periood ja esitaKui kuu on korras, lukusta see, et keegi ei muudaks selle andmeid kogemata. Kui oled käibemaksukohustuslane, koosta ja esita selle kuu käibemaksudeklaratsioon.

Perioodi lukustus on kaitsemeede, mitte maksureegel. Lukustamine hoiab esitatud andmed võrdsena raamatutega. Parandused pärast lukustamist tehakse järgmises perioodis, storno või uue kande kaudu.

Tähtajad, mida pead järgima

Kolm tähtaega puudutab enamikku OÜ-sid. Alljärgnevad kuupäevad kehtivad kalendriaastaga ettevõttele.

• KMD (käibemaksudeklaratsioon) ja KMD INF lisa tuleb esitada perioodile järgneva kuu 20. kuupäevaks, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane. Kuupäev, mis langeb nädalavahetusele või riigipühale, nihkub järgmisele tööpäevale.
• TSD (tööandja deklaratsioon) tuleb esitada makse kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks kuudel, mil ettevõte maksab palku, nõukogu tasusid või dividende.
• Majandusaasta aruanne tuleb esitada kuus kuud pärast majandusaasta lõppu. Kalendriaastaga ettevõttele on see 30. juuni.

Sapita kalender näitab sinu ettevõtte jaoks iga neist kuupäevadest, koos põhjusega, kui kuupäev nihkub.

Esimene kuu

Alusta ettevõtte pangakontost ja dokumentidest, mis sul juba on. Kanna sisse algsaldod. Seejärel kanna esimese kuu tehingud ükshaaval ja sobita iga pangarida. Ära proovi kogu aastat korraga järele teha. Kui esimene kuu on puhas, on teine kergem ja rutiinist saab harjumus.

Kui sa ei tea, kuidas midagi kanda, kirjuta see üles märkusega ja küsi. Märgitud vale kanne on kergem parandada kui unustatud vale kanne. Õppetunnid kahekordsest kirjendamisest ja kulud näitavad, kuidas tavalised juhtumid kantakse.

Kes mida peab tegema

Raamatud on ettevõtte register ja ettevõte peab neid säilitama. Omanikuna vastutad ettevõtte esitamiste eest ka siis, kui raamatuid peab keegi teine või koostab andmed teine inimene. Raamatupidaja võib aidata raamatutega või majandusaasta aruandega, kuid õigete esitamiste vastutus jääb ettevõttele. Sapita peab arvestust ja näitab tähtaegu, ettevõte vastutab aga oma esitamiste eest.

Selles juhendis kasutatud terminid

• OÜ: Eesti osaühingu ettevõtlusvorm.
• Kahekordne kirjendamine: meetod, kus igal kandel on kaks võrdset poolt.
• Kreedit ja deebet: kande kaks poolt.
• Raamatukanne: üks üles kirjutatud tehing.
• Pearaamat: ühe konto ajalugu.
• Kontoplaan: nummerdatud kontode loend.
• Proovibilanss: saldode loend ühel kuupäeval.
• Pangaväljavõte: panga loend maksetest.
• Sobitamine: iga pangarea sobitamine dokumendiga.
• Algsaldo: saldod päeval, mil raamatud algavad.
• Osakapital: omanike investeering osadesse.
• Omakapital: see, mis jääb omanikele.
• Bilanss: ettevõtte seisund ühel kuupäeval.
• Kasumiaruanne: perioodi tulemus.
• Rahaseis: raha, mis sul on, ja raha, mis peagi tasuda tuleb.
• Registrikood: ettevõtte number Äriregistris.
• Majandusaasta: kaksteist kuud, mille kohta raamatud lõpetatakse.
• Perioodi lukustus: kaitse, mis hoiab esitatud perioodid fikseeritud.

Allikad

• Raamatupidamise seadus, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• Maksu- ja Tolliamet (MTA), tulu- ja sotsiaalmaksud ning käibemaks: emta.ee
• Äriregister, majandusaasta aruande esitamine, Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK): rik.ee