Ostu ja selle kviitungi kajastamine samm-sammult

Iga kulu Eesti ettevõtte raamatutes vajab taga dokumenti. Dokument on tõend maksuametile, pangale ja sinu enda arusaamale, kuhu raha läks. See juhend viib ühe ostu kviitungist kandeni: mis on ärikulu, milliseid dokumente hoida ja kui kaua, kuidas kajastada käibemaksu ja mida teha, kui maksid oma taskust.

Uus selle teema kohta? Alusta lühikesest õppetunnist Kulud ja kviitungid.

Mis loetakse ärikuluks

Ärikulu on kulu, mille ettevõte tegi oma tulu teenimiseks. Tüüpilised näited on kontori üür, tarkvara tellimused, raamatupidaja tasu, reis kliendi külastamiseks ja materjalid, mida teenuse osutamisel kasutad. Test on kulu eesmärk, mitte kviitungil olev nimi. Isiklik kulu, näiteks perepuhkus, ei ole ettevõtte kulu isegi siis, kui see maksti ettevõtte kaardiga.

Mõnel kulul on erireeglid. Selliste näideteks on sõiduautod, kingitused, meelelahutus ja esindus. Eestis võib nende kulude maksustamine erineda raamatupidamisest ja mõned neist maksustatakse kasumi jaotusena, kui need ei ole ärikulud.

Dokumendid, mida pead hoidma

Dokumentide säilitamine

7 aastat

raamatupidamise seaduse järgi

Standardmäär

24%

ostudelt, mida kasutatakse maksustatavas äritegevuses

Kulu kajastatakse dokumendi põhjal. Ettevõttelt tehtud ostu puhul on see tarnija arve, väikese sularahaostu puhul kviitung. Dokumendil peaks olema:

• tarnija nimi, aadress ja registrikood või käibemaksukohustuslase number
• kuupäev ja number, mis dokumendi tuvastab
• mida osteti, koos kogusega
• hind, käibemaksumäär ja käibemaksu summa, kui käibemaks on arvestatud
• kokku makstud summa

Hoia originaal või selge koopia. Hoia see kirjega, mida see toetab, et iga raamatupidamist kontrollav inimene leiaks tee kandest dokumendini mõne sekundiga.

Raamatupidamise seadus nõuab, et raamatupidamise dokumente säilitatakse seitse aastat.

Ostu kajastamine

Ostu kajastamine tähendab kande kirjutamist raamatutesse õige konto ja õige käibemaksuklassiga. Lihtne tarkvara tellimuse ost €100 plus €24 käibemaks kajastatakse järgmiselt. Kulukonto deebetatakse €100 võrra. Sisendkäibemaks deebetatakse €24 võrra, sest seda saab tagasi nõuda, kui ost on ettevõtte tarbeks ja arve on täielik. Tarnija kreeditatakse €124 võrra, see on kohustus, kuni maksad. Makse tegemisel kreeditatakse pangakonto ja kohustus kustutatakse.

Tarkvaratellimuse arve saadud, ettevõte on käibemaksukohustuslane

Konto	Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
4300 Tarkvara ja tellimused	100.00
1410 Sisendkäibemaks	24.00
2010 Tarnijatele tasumata arved		124.00
Kokku	124.00	124.00

Sama ost, mis makstakse kohe ettevõtte pangakontolt, kreeditab pangakontot tarnija asemel. Igal juhul näitavad raamatud sama summaga deebetit ja kreeditit, seega kanne klapib.

Käibemaks ostudel

Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, on ostu käibemaks tavaliselt sisendkäibemaks, mille mahaarvad perioodi KMD-s. Kaks tingimust on olulised: arve peab olema täielik ja kulu peab olema kasutatud maksustatavas äritegevuses. Ost, mida kasutatakse nii ettevõtte kui isiklikuks otstarbeks, vajab jaotamist. Ost, mis on vabastatud või käibemaksu alast väljas, ei pruugi sisendkäibemaksu sisaldada.

Kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, on ostu käibemaks kulu. See on osa makstud summast ja kantakse kulusse, mitte eraldi käibemaksu kontole.

Kui ost tehakse välisriigi tarnijalt ja arvel ei ole käibemaksu, küsi tarnijalt arve, mis näitab, kas käibemaks tuleb arvestada pöördmaksustamise alusel. Kulu kantakse siis samamoodi, kuid käibemaksu rida on teine ja selle klass tuleb valida arve järgi, mitte oletuse järgi.

Kulud, mille maksid oma rahaga

Mõnikord maksab omanik ettevõtte kulu isikliku kaardi või sularahaga. Ettevõte on ikka selle raha võlgu. Kanna kulu ostuna ja kanna, et omanik selle maksis. Omaniku ja ettevõtte vaheline saldo on omaniku laen. See on ettevõtte kohustus, kuni ettevõte võlgneb omanikule, ja väheneb, kui ettevõte maksab omanikule tagasi oma kontolt.

Omaniku poolt makstud kulu kantakse nii:

Omanik maksis tarkvarakulu 100.00 isikliku kaardiga

Konto	Deebet (Dr)	Kreedit (Cr)
4300 Tarkvara ja tellimused	100.00
2600 Omaniku laen		100.00
Kokku	100.00	100.00

Reeglil on piir. Omaniku laen ei ole viis raha maksuvabalt ettevõttest välja võtta. Omanikule makstud raha, mis ei ole palk ega dividend ja mis ei ole dokumenteeritud ettevõtte kulu, võib maksustada jaotusena. Õppetund kui maksad oma rahaga näitab tavalisi juhtumeid.

Kviitungi foto või skannitud koopia aitab, kuid kanne peab viitama dokumendile, mille alusel see on tehtud. Hoia alles originaal või selge koopia ja märgi kandele, kust see leida. Nii ei pea kunagi otsima, mis kviitungiga mis kanne seotud on.

Hoia jälg korras iga kuu

Iga kuu sobita dokumendid pangaga. Tarnija arve ilma maksmata on kohustus. Pangamakse ilma dokumendita on lahtine rida, mis tuleb selgitada. Kasuta sobitamise sammu, et need lüngad sulgeda, kui üksikasjad on veel värsked.

Lihtne igakuine kontroll leiab enamiku probleemidest:

1. Kanna ostudKanna kuu kõik ostuarved koos nende käibemaksuklassiga.
2. Sobita pankIga pangamakse on sobitatud dokumendiga või selgitatud märkusega.
3. Kanna omaniku maksedIga omaniku makstud kulu on kantud omaniku laenuna.
4. Lisa kviitungidIga kviitung on lisatud oma kandele.

Kui kaotad dokumendi

Palu tarnijalt koopiat või uut arvet, mis näitab samu andmeid. Kui see ei ole võimalik, kanna kulu märkusega, mis ütleb, mis juhtus ja miks kulu oli ettevõtte jaoks.

Hoiatus

Ära kunagi väljamõtle dokumenti. Kulu ilma ühegi dokumendita on kõige nõrgem positsioon ja see on esimene asi, mida kontrollija küsib.

Selles juhendis kasutatud terminid

• Raamatukanne: iga kulu on kantud ühe kandena, mille taga on dokument.
• Sisendkäibemaks: ostu käibemaks, mille saad tagasi nõuda.
• Kohustus tarnijale: tasumata tarnija arve.
• Omaniku laen: raha, mille omanik maksis ettevõtte eest või sealt välja võttis.
• Kohustus: summa, mida ettevõte võlgneb.
• Deebet ja kreedit: iga kande kaks poolt.
• Sobitamine: panga sobitamine dokumentidega.
• Vara: ettevõttele kuuluv väärtuslik asi.
• Põhivara: vara, mida hoitakse kauem kui üks aasta.
• Kulum: põhivara aastane kulu.
• Väljundkäibemaks: sinu müükidelt arvestatud käibemaks, millega sisendkäibemaks arveldub.
• Võõrvaluuta: ost, mis on kirjutatud teises valuutas.

Allikad

• Raamatupidamise seadus, dokumentide säilitamine, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• Tulumaksuseadus, jaotused ja kulud, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
• MTA, käibemaks ja sisendkäibemaks: emta.ee