Arved
Kehtiva arve väljastamine samm-sammult
Arve on rohkem kui nõue raha järele. Eestis on see dokument, mis tõendab müüki müüjale ja ostjale, kannab käibemaksu ja võimaldab kliendil maha arvata talle makstud käibemaksu. Arve viga võib maksta kliendile mahaarvamise ja sulle küsimuse maksuametilt. See juhend käib läbi iga väljastatava arve: mida see peab näitama, kuidas seda numbrita ja kuupäevastada, kuidas saadetud arvet kreeditarbega parandada ja mida võib jätta välja.
Uus selle teema kohta? Alusta lühikesest õppetunnist Seaduslikult kehtiv arve Eestis.
Mis on arve
Arve kirjendab kauba või teenuse müügi. Müüja annab selle ostjale ja koopia jääb müüja raamatutesse. Ostja hoiab seda ostudokumendina ja kui ta on käibemaksukohustuslane, kasutab seda arvel näidatud sisendkäibemaksu mahaarvamiseks. Müüja kasutab sama dokumenti müügi ja arvestatud väljundkäibemaksu kajastamiseks.
Kuna arve teenib mõlemat poolt, peab see väljastamisel olema täielik. Hiljem parandamine on aeglasem kui õige tegemine esimesel korral.
Andmed, mida kehtiv arve näitab
Käibemaksuseadus sätestab, mis peab käibemaksuarvel olema. Allolev loend on praktiline kontrollnimekiri.
- Standardmäär
- 24%
- alates 1. juulist 2025, varem 22%
- Maksetähtaeg
- 14 või 30 päeva
- kokku lepitud kliendiga
- Järjekorranumber. Igal arvel on number, mis on ainulaadne ja järgneb eelmisele. Numbrit kirjeldatakse järgmises jaotises.
- Väljastamise kuupäev. See on kuupäev, millal arve tehakse. Tarnekuupäev näidatakse ka siis, kui see erineb väljastamise kuupäevast.
- Müüja andmed. Ettevõtte nimi ja aadress, registrikood ning käibemaksukohustuslase number, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane.
- Ostja andmed. Kliendi nimi ja aadress ning tema käibemaksukohustuslase number, kui müük seda nõuab.
- Kauba või teenuse kirjeldus, koos koguse või teenuse mahuga.
- Hind ilma käibemaksuta igal real ja kõik allahindlused.
- Käibemaksumäär ja käibemaksu summa igal kasutatud määral ning summa ilma käibemaksuta, käibemaksu kokku ja summa koos käibemaksuga.
Makse tähtaeg ja pangaandmed aitavad kliendil maksta õigeaegselt. IBAN ja selge makseviide, näiteks arve number, teevad hilisema makse sobitamise lihtsamaks. Need ei ole käibemaksureeglitega alati nõutud, kuid on tavaline praktika ja vähendavad hilinenud makseid.
Arvete numbrid
Eesti arvetel on number, mis järgneb järjekorras. Eesliide võib jääda samaks, näiteks aasta ja seeriatäht, kuid järjekord ei tohi numbrit vahele jätta ega kasutada uuesti. Auk näeb välja nagu kadunud müük ja topeltnumber nagu võltsitud dokument. Mõlemad tekitavad küsimusi, mis maksavad aega.
Vali ettevõttele üks numbriseeria ja kasuta seda igal müügiarvel. Ära alusta uut seeriat iga kliendi või kuu jaoks, kui sul pole selget põhjust. Kui loood arve Sapitas, täidetakse number sulle automaatselt, nii et pead viimast numbrit käsitsi jälgima.
Kuupäevad ja tasumistähtaeg
Igal arvel peab olema väljastamise kuupäev. Tasumistähtaeg on päev, mille kuni klient peab maksma. See tuleneb kokkulepitud makse tähtajast, näiteks 14 või 30 päeva arve kuupäevast. Selge tasumistähtaeg võimaldab näha, millised arved on hilinenud, seega kirjuta see igale arvele. Arve muutub tähtaja ületanuks, kui tasumistähtaeg on möödas ja summa ei ole täielikult tasutud.
Kreeditarved: saadetud arve parandamine
Saadetud arvet ei redigeerita. Kui hind oli vale, kogus oli vale või nimetati vale klient, väljastad kreeditarve. Kreeditarvel on oma number ja see viitab arvele, mida muudab. See tühistab kogu või osa varasemast arvest ja vähendab väljundkäibemaksu perioodil, mil see väljastatakse.
Arvutatud näide ümarate arvudega näitab, kuidas see toimib. Müüsid 10 tunni konsultatsiooni €1,000 plus €240 käibemaks, kuid klienti oleks pidanud arveldama 8 tunni eest. Väljastad kreeditarve 2 tunni kohta, see on €200 plus €48 käibemaks, ja uut arvet tuleb vaid siis, kui tööd tuleb uuesti arveldada. Mõlemad dokumendid jäävad raamatutesse ja vahe on nähtav. Esmalt kantakse müük:
| Konto | Deebet (Dr) | Kreedit (Cr) |
|---|---|---|
| 1200 Nõuded ostjatelt | 1,240.00 | |
| 3000 Müügitulu | 1,000.00 | |
| 2410 Makstav käibemaks | 240.00 | |
| Kokku | 1,240.00 | 1,240.00 |
Kreeditarve tühistab 2 tunni ulatuses ja raamatutes jäävad mõlemad dokumendid alles:
| Konto | Deebet (Dr) | Kreedit (Cr) |
|---|---|---|
| 3000 Müügitulu | 200.00 | |
| 2410 Makstav käibemaks | 48.00 | |
| 1200 Nõuded ostjatelt | 248.00 | |
| Kokku | 248.00 | 248.00 |
Mida ei pea lisama
Paljud arved sisaldavad teksti, mida seadus ei nõua. Sul ei ole vaja ettevõtte logo, märget, et arve tegi tarkvara, ega pikka juriidilist jalust. Ei pea printima ka oma kodust aadressi, kui ettevõtte registreeritud aadress on näidatud. Lühike makse märkus on korras, kuid ära tee arvet raskemini loetavaks, kui see peab olema.
Kui ettevõte on käibemaksu piirist allpool ja käibemaksu ei arvesta, ei ole arvel käibemaksurida. Ära lisa sellisele arvele käibemaksu, sest klient võiks seda siis maha arvata püüda.
Elektroonilised arved
Paljud ettevõtted saadavad arveid nüüd failidena. Elektrooniline arve peab ikka näitama nõutavaid andmeid ja faili tuleb säilitada kujul, mida saab lugeda ja kontrollida nõutud aja jooksul. Hoia saadetud fail koos numbriga ja kreeditarved, mis seda parandavad. MTA reeglid määravad aktsepteeritavad vormingud.
Lühike kontrollnimekiri enne saatmist
- Number järgneb seeria viimasele
- Väljastamise kuupäev ja tasumistähtaeg on õiged
- Mõlemad pooled on nimetatud, vajadusel registrikoodide või käibemaksukohustuslase numbritega
- Igal real on kirjeldus, kogus ja hind ilma käibemaksuta
- Käibemaksumäär ja summa on igal real õiged
- Summad klapivad kokku
Sapita teeb need kontrollid arve loomisel, kuid dokumendi lõplik vastutus jääb ettevõttele. Keeruka müügi puhul, näiteks piiriülese teenuse või pöördmaksustamise alla käiva müügi korral, kanna arvega kaasa tarnekoht ja kliendi käibemaksukohustuslase number.
Selles juhendis kasutatud terminid
- Arve: dokument, mis kirjendab müügi.
- Arve number: järjestus, mis tuvastab iga arve.
- Kreeditarve: dokument, mis tühistab varasema arve.
- Tasumistähtaeg: päev, mil klient peab maksma.
- Tähtaja ületanud: arve, mis on tasumistähtajast üle ja pole täielikult tasutud.
- Makseviide: tekst, mis seob makse arvega.
- IBAN: pangakonto number, millele klient maksab.
- Osaline makse: makse arve osa eest.
- Jaotus: seos makse ja arvete vahel, mida see tasub.
- Nõue: raha, mida klient sulle veel võlgneb.
- Võõrvaluuta: arve, mis on kirjutatud teises valuutas.
- Euroopa Keskpanga viitekurss: igapäevane kurss võõrsummade ümberarvutamiseks.
- Käibemaksukohustuslase number: käibemaksukohustuslase number.
- Registrikood: ettevõtte number Äriregistris.
Allikad
- Käibemaksuseadus, arve nõuded, Riigi Teataja: riigiteataja.ee
- MTA, käibemaks ja arved: emta.ee
Küsimused ja vastused
Kas arve peab Eestis allkirjastatud olema?
Paberarve allkirjastab või kinnitab müüja tavaliselt. Elektroonilise arve puhul ei ole test allkiri, vaid see, et arve sisaldab nõutavaid andmeid ning selle autentsus ja terviklikkus on tagatud.
Kas saadetud arvet saab parandada, seda muutes?
Ei. Saadetud arvet ei muudeta. Väljastad kreeditarve, mis tühistab selle kõik või osa, ja seejärel uue arve, kui müük jääb kehtima. Algne arve ja kreeditarve jäävad mõlemad raamatutesse.
Kas igal arvel peab käibemaks olema näidatud?
Käibemaksu peab näitama ainult käibemaksukohustuslane. Registreerimise piirist madalama käibega ettevõte käibemaksu ei arvesta ja arve peab seda seadusest tulenevalt öelda, kui nõutav on. Sellisel arvel ei ole käibemaksu rida.